ビルメンテナンスのソフトならビルメンッ
当社は飲食店の運営をしている会社です。東京のみならず、日本各地に飲食店を広げ、たくさんの社員を抱えています。飲食店には店長だけでなく、日々の業務や接客業を支えるアルバイト、正社員の方々がいます。
本社にも飲食店の運営をスムーズに行うための業務があります。私が勤めているのは本社になり、会社の基盤を担っている部分です。ここ数年で急激に事業を広げたこともあり、日々残業が多く社員の士気が下がりがちでした。そこで、導入が決まったのが、ビルメンテナンスソフトの存在です。
■成長企業にこそビルメンテナンスで効率化が重要
成長企業にとって、いかに時間を有効的に使うか？は大きなポイントです。特に働き方改革が問題になってからは、残業をいかに減らすかを会社全体で考えるようになりました。そのための人員を増やす採用もしているのですが、なかには残業の多さもあり離職してしまう人もしばしば...。時間をかけて育てても一からやり直し状態が続いていたのです。
会社にとっても事業展開を広めていて、売上高を高めたい成長したいと目標を立てています。でも、本社のメインは以前の売上のときから業務の見直しができとらず、昔ながらの紙の処理がメインになっていました。
そのため、紙からシステム化を進めていきたいと考えるようになったのです。成長し続けるのはもちろん、今の人員でも対応できるようにしていくにはどうしたらいいのか？を本社で何度も話し合いました。売り上げが上がれば、その分、業務は増えていくため、早急な対応が求められるようになったのです。
また、業務のなかで無駄な仕事はないのか？排除するべき内容を見直す機会だとも思うようになりました。無駄な仕事に時間を取られている状態になると、メインの仕事にも影響していきます。毎日の業務に追われるようになれば、どこかの業務に支障をきたすことになります。業務の優先順位をつけ、排除しなくてはいけない部分を見直すことが、成長企業として名前を広げていきたい当社の大きな課題になっていたのです。
■そもそもビルメンテナンスとは
ビルメンテナンスシステムは、ソフトによっても機能面の違いがあります。そのため、ビルメンテナンスでどこのソフトを導入するべきなのか迷い、見積もりも含めて問い合わせをしていきました。例えば、最初に問い合わせをしたビルメンテナンスシステムの場合、商用のソフトにビルメンの管理機能を追加したものになり、拡張機能を使って機能を増やしていきます。作業管理や契約管理を一緒に行うことで、請求データの自動計算までしてくれます。システム管理の簡素化にもなりますし、効率的になる分、データが漏れることもありません。システムを複数にしてしまうと管理面の難しさが出てきてしまいます。
一つのシステムで管理できるのが理想的ですし、確認の時間を短縮することにもなります。データを共有すれば人件費の管理にもつながるなど、何かとメリットがあると考えました。欲しい機能が搭載されているビルメンテナンスソフトなのかはもちろん、利用するうえでの費用面も含めて総合的に判断することが必要だと思います。
なかにはビルメンテナンスソフトをお試し利用できるものもありますし、一度どんな機能があるのか、自社にとってほしい機能なのかを確認してみると、決めやすくなるのではないかなと感じました。
■ビルメンテナンスソフトはカスタマイズにも対応している
ビルメンテナンスソフトについて調べてわかったことなのですが、既製品で決められた機能が搭載されているものもあれば、カスタマイズに対応しているものもあります。
そのため、既製品のビルメンテナンスソフトでは欲しい機能が物足りないと感じている人は、システム会社に相談してカスタマイズしたものを導入することもできます。カスタマイズすると、その分、費用がかさむこともあるので予算と相談しながらになります。カスタマイズの内容も相談しながら決められること、使い方なども含めサポートしてくれるのは大きなメリットなのではないかなと思います。
もちろん、社内である程度使いこなしておかないと、ビルメンテナンスソフトを使いこなせません。不具合が起きたときはすぐに修理してもらえるのでサポート面で困ったこともありません。カスタマイズが必要かどうかを迷っているときは、一度社内で必要な機能について相談し意見を拾い上げてみてもいいと思います。
立場が変わってこそわかる業務もありますし、本当に効率化する必要があるのかどうかを判断することにもなります。
■まとめ
ビルメンテナンスソフトは、実際に導入したからこそわかることもあります。本業に集中できるようになったこと、ミスやトラブルなども少なくなっていると感じます。業務がどんどん増えていくときに、いかに社員にかかる負担を減らせるのかが大きな課題です。導入するのはもちろん、使いこなせるようにすることが大切です。
