ビルメンテナンスのソフトならビルメンッ
ロナの時代なのもあり企業にとって変革を求められているところも多いと思います。当社は、ビルメンテナンスを担っている会社です。もともとビルの清掃はオーナーが行っていた時代があり、それを代行し、設備管理や警備なども幅広く対応することになったのが、ビルメンテナンス業でもあります。どうしても経済や社会的な影響を受けやすい業界になり、コスト増え利益が少なくなってしまうことも少なくありません。そんなビルメンテナンスの仕事だからこそ、ソフトを導入し効率化を考えていきたいと思うようになりました。
■ビルメンテナンス業者が抱える課題について
当社でも大きな問題になっているのが"人手不足"です。ビルメンテナンスは、どうしても裏方のイメージがありますし仕事自体が地味な印象を持っている人もいると思います。働いている人の多くは年配者になり、若い人材が集まりにくいといわれています。長期間この問題が解消されていないこともあり、ビルメンテナンス業界の長年の課題になっています。少ない人数で業務を回せば、スタッフにかかる負担も大きくなりミスやトラブルなどの問題も起きてきます。一度働き始めても、なかにはすぐに辞めてしまう人もいます。ビルメンテナンス業界にとっても、どうにか人手不足を解消し事業として成長するかどうかが大きな問題です。特にコロナの影響もありコストの高騰や、より働き手が見つかりにくくなっています。円安の影響もあり資源価格が高騰していること、電気代や備品などの高騰が経営部分を圧迫している部分もあります。もともと非正規雇用でアルバイトとして働いている人が多いこともあり、人件費の高騰など向き合うべき課題が増えています。人手だけで解消できないのが難しい部分だと感じます。
■ビルメンテナンス業界でソフトの導入が進んでいる
こうした問題をいきなり解消するのは無理な話だと思います。そのため、人手不足をどうにか解消するためにも、ソフトを導入しシステム化する動きも進んでいます。人が管理しなくてはいけない部分もありますが、ソフトを導入し業務の効率化を図ること、仕事に対して重労働のイメージを変えていくことにもつながっています。
例えばビルメンテナンスの清算業務は細かく覚えることもたくさんあります。この部分をソフト化するだけでも工数を格段に減らして業務の効率化につなげることができます。請求や作業の基本となる契約台帳も、システムで管理でき、年度ごとにすぐに引き出せるようになります。たくさんの紙ファイルのなかでデータを探す必要もありません。ヒューマンエラーを減らすことにもなりますし、検索が各段に楽になります。
作業日程の情報や作業員を設定するなどの管理もできるので、誰でもスケジュール管理がしやすく、作業員単位での把握にもつながります。天候不良やアクシデントが起きてしまったときも、情報を入力しておけばその履歴も残せます。データをもとにして請求データを作成できるため、一から入力する必要もないのです。今まですべて手作業＆紙媒体を使っていたビルメンテナンスの業界も、作業の効率化を考えるとソフトを導入しない理由はないと思います。ソフトを導入することで、日々の業務が効率的になること、人員も少なく回せるようになるので、コストの削減にもつながります。ビルメンテナンスの課題を解消してくれるソフトの存在がいかに大きいのかを実感させられます。
■ビルメンテナンスでソフトの導入はスタッフの理解も必要
ビルメンテナンス業界でも、長く勤めてくれるスタッフも少なくありません。非正規雇用の形でも責任をもって設備の管理をしているスタッフも多く、まずは理解を得るための話し合いも必要だと感じています。いきなりソフトを導入します！といっても戸惑う人もいます。そのため使い方や確認の仕方も含め、丁寧にレクチャーしていきました。一人責任者を作り、わからないことがあれば何でも聞ける環境を整えておくことも、ソフトの導入を確かなものにするためにも必要です。また何か不具合が起きてしまったときの問い合わせや修理相談などの情報を共有しておけば、少ない人数で回すビルメンテナンスでも滞りなく進めていけると思います。ビルメンテナンスは、企業が安心して任せてくれている信頼があってなり立つ仕事でもあるので、スタッフが問題なく活用できることも大切なことだと思います。ビルメンテナンスのソフトの多くがＡＣＣＥＳＳを使っていたので、比較的楽にできたのも安心しています。
■まとめ
ビルメンテナンス業界ならではの課題を解消するためにもソフトの導入は欠かせません。ソフトにも種類がありますが、日々の業務に必要なものをカスタマイズできることもあり、柔軟性が高いのも特徴です。コストや使いやすさも含め最適なものを選びましょう。人手不足の業界だからこそ、少人数でも回せるような工夫が大切です。
