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ビルメンテナンス ソフト
私は、ビルメンテナンスソフトを会社に導入したものです。都内にある大型複合ビルを管理している会社になるのですが、人手不足で悩んでいました。
年々、セキュリティに対して問題視する人は増えているものの、警備員になりたいと考える人が減っているため、人材を確保できずにいます。そのため、ビルメンテナンスソフトを導入に至りました。具体的にどのような違いを実感できたのか解説していきたいと思います。
■ビルメンテナンスソフトを導入した背景
ビルメンテナンスソフトについては、もともと耳にしたことがありました。ただ、今まですべて人で賄っていた部分をシステムに任せることに対して「本当に大丈夫か」という疑問もありました。
そのため、今までのベテランスタッフに任せた方が安心だと考えていたのです。でも、コロナの影響もあり、人手不足の問題が深刻化しました。募集をかけても、人が入って来ない状況も続き、当初は賃上げも考えました。
それでも、解消されずコンサルタントに相談することになりました。そこで、ビルメンテナンスソフトの存在を耳にしました。ビルメンテナンスソフトも、以前よりも種類が増えていること、柔軟性にもたけた便利な存在であると聞きました。そのため、今の人手不足をどうにか解消したいと考え導入したのが、ビルメンテナンスソフトだったのです。
■ビルメンテナンスソフトに任せたいこと
ビルメンテナンスソフトを導入する前に、まずは何を任せたいかを明確に考える必要があると考えました。ビルメンテナンスソフトは、シンプルに建物管理を担うものではなく、事務作業もできますし、複数のビル管理も遠隔操作ができることがわかりました。
そのため、ビルに常に常駐する必要がないのも良さとして感じました。また、スタッフのスケジュール管理や、報告義務についても、ソフトに直接入力することで解消できることもわかりました。ビルメンテナンスソフトは、必要な機能を調整して使える柔軟性も気に入っています。
ビルメンテナンスソフトは、実際に導入してから、様子を見つつ機能を増やしていけたらと考えました。また、今残業が増えてしまっているスタッフの負担も減らしていきたいのも、希望したい内容の一つです。ビルメンテナンスソフト導入前に見直してみると、意外と多いのだなと感じました。
■ビルメンテナンスソフトの予算の考え方
ビルメンテナンスソフトを新しく導入するうえで、予算をどの程度算出できるかも大きな課題となりました。ビルメンテナンスの予算をどの程度にするか、新しく人材を採用した方が安いのでは？とも考えました。
人を雇った場合、暇な時期にどんな仕事をお願いできるのかも変わってきます。ビルメンテナンスとしての仕事がないときに、雑用的な仕事を依頼できるのかなど。また、シフトを減らしたときに問題ないのかなど、労務上の問題も出てきます。
ビルメンテナンスソフトの予算について、どちらが安いのかを考えたうえで、上とかけ合い決めていくことにしました。予算はできるだけ、余裕を持って決めるようにすることで、どこまでお願いできるのかを検討することにも繋がりそうだなと感じました。
■ビルメンテナンスソフトを導入してみて
ビルメンテナンスソフトを導入してみて、まずスタッフに余裕ができたと感じています。もともと、シフトも無理して出てもらっていたので、この点も改善したいと考えていました。
高齢の方も多いので、ビルメンテナンスソフト導入時は戸惑う声もあり、扱い方がうまくできないこともありました。でも、次第に慣れてきたことで、業務がスムーズになってきたのを実感しています。
また、当初はシンプルなものだけでしたが、欲しい機能を追加することで、より利便性を高めていきました。今は、わざわざ人を通して報告していたことも、システムを通してできるので、時間を無駄に使うこともありません。
待ち時間がなくなったのも、大きいなと感じています。スケジュールの管理もスタッフ同士が資格的に把握できるようになったので、抜けやミスも減っていると感じます。
■ビルメンテナンスソフトの今後の課題
ビルメンテナンスソフトは、今は外注して管理してもらっている状態です。でも、できることなら社内でもっと対応できる範囲を増やしていきたいと考えています。
システム的な知識もあるので、今すぐには無理ですが、将来的な運用方法としても考えています。あとは、他の業態でもビルメンテナンスソフトを取り入れていければと思います。
今後の課題はまだまだありますが、手応えを感じている分、いかす点はたくさんあると思います。
■まとめ
ビルメンテナンスソフトを導入したことで、管理がしやすくなっていると実感します。今からできる対策を取り入れつつ、人手不足の問題も解消していきたいと思います。今すぐにできることから始めていきたいです。
