複写機・複合機出荷減少時代におけるビルメンテナンス業のシステム化

私はサポートスタッフMです。日々お客様のシステム運用をサポートする中で、さまざまな業界の変化を肌で感じています。

先日、一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会（JBMIA）が発表した2025年の複写機・複合機の出荷実績が目に留まりました。年間累計で台数が前年比12.4％減の約316万2000台、金額も同9.2％減の約8047億3100万円と、ともに大幅な減少となったそうです。モノクロ複写機・複合機、カラー複写機・複合機ともに台数・金額が減少する結果となり、ビジネス機器業界全体が市場縮小傾向にあることが明らかになりました。

この数字を見て、私はビルメンテナンス業界のお客様のことを思い浮かべました。デジタル化の進展や働き方の変化は、ビジネス機器業界だけでなく、あらゆる業界に共通する課題です。特にビルメンテナンス業においては、契約書や作業報告書、請求書といった紙ベースの業務が今でも多く残っており、デジタル化への対応が遅れがちな企業も少なくありません。しかし、こうした時代の変化に対応できなければ、業務効率の低下や人手不足の深刻化につながる可能性があります。

■ デジタル化の波とビルメンテナンス業界の現状

複写機・複合機の出荷が減少している背景には、企業のペーパーレス化やクラウドサービスの普及があります。実際にサポート担当として多くのお客様と接する中で、「紙の契約書を管理するキャビネットがいっぱいになってしまった」「請求書の発行作業に毎月膨大な時間がかかっている」といったお悩みをよく伺います。運用上のポイントとして、こうした紙ベースの業務は属人化しやすく、担当者が不在になると業務が滞るリスクも高くなります。

ビルメンテナンス業は定期清掃、設備点検、警備業務など、多岐にわたる契約を複数の現場で同時に管理する必要があります。各現場の契約内容や作業スケジュール、請求金額といった情報を紙やExcelで管理していると、情報の共有が難しく、作業漏れや請求漏れが発生しやすくなります。このような課題を解決するためには、デジタル化とシステム化が不可欠です。

■ システム化が遅れることのリスク

実際にこのようなケースがありました。あるビルメンテナンス企業様では、契約台帳をExcelで管理されていました。新規契約が増えるたびにファイルをコピーして担当者ごとに管理していたため、「どのファイルが最新版なのかわからない」という状況に陥っていたのです。その結果、ある月の請求業務で、すでに終了した契約の請求書を発行してしまい、お客様からクレームを受けてしまったとのことでした。

こうした問題は決して珍しいことではありません。紙やExcelでの管理では、情報の一元化ができず、複数の担当者が同じ情報を別々に持っている状態になりがちです。また、ビジネス機器業界の縮小傾向は、オフィス全体のデジタル化が進んでいることの裏返しでもあります。取引先企業がペーパーレス化を進めている中で、ビルメンテナンス業だけが紙ベースの業務を続けていては、取引先との業務連携にも支障をきたす可能性があります。

■ ビルメンテナンス業に求められるシステム化の要件

では、ビルメンテナンス業がシステム化を進める際には、どのような点に注意すべきでしょうか。サポート担当としてお客様の運用を長年見てきた経験から、いくつかのポイントをご紹介します。

まず第一に、「契約台帳の一元管理」です。ビルメンテナンス業では、定期契約、スポット契約、変動契約など、契約形態が多様です。これらの契約情報を一つのシステムで管理し、作業スケジュールや請求業務と連動させることが重要です。運用上のポイントとして、契約情報を入力すれば自動的に作業予定表や請求書が作成されるような仕組みがあれば、入力作業の負担を大幅に軽減できます。

第二に、「作業スケジュールの可視化」です。複数の現場で同時に作業を行う場合、どの現場でいつ作業を行うのか、どの作業員が担当するのかを一目で把握できることが必要です。カレンダー形式で作業予定を表示し、作業の進捗状況を確認できる機能があれば、作業漏れを防ぐことができます。

第三に、「請求業務の効率化」です。締日ごとに請求書を一括発行できる機能や、得意先ごと・現場ごとに請求書を分割できる機能があれば、請求業務にかかる時間を大幅に短縮できます。また、電子請求書システムとの連携ができれば、取引先企業のペーパーレス化にも対応できます。

■ 現場別収支管理の重要性

システム化のメリットは業務効率化だけではありません。現場別の収支管理を行うことで、どの現場が利益を上げているのか、どの現場で原価が膨らんでいるのかをリアルタイムに把握できるようになります。実際にこのようなケースがありました。あるお客様では、システム導入前は「全体としては黒字だが、個別の現場の収支はわからない」という状況でした。システム導入後、現場別の売上と原価を集計した結果、一部の現場で人件費が予算を大幅に超過していることが判明しました。この情報をもとに現場の運用を見直したところ、全体の利益率を改善することができたのです。

運用上のポイントとして、人件費や外注費、資材費といった原価情報を現場ごとに入力できる仕組みがあれば、現場別の利益率を正確に把握できます。また、給与システムと連携して人件費データを自動的に取り込めれば、入力作業の負担をさらに軽減できます。

■ 協力会社とのスケジュール連携

ビルメンテナンス業では、外注先の協力会社と連携して業務を行うケースが多くあります。協力会社に作業を依頼する際、電話やFAXで連絡を取り合うのは非効率であり、連絡ミスも発生しやすくなります。運用上のポイントとして、WEBサービスを通じて作業スケジュールを共有し、協力会社が作業日や作業時間を入力できる仕組みがあれば、情報共有がスムーズになり、連絡ミスを防ぐことができます。

実際にこのようなケースがありました。あるお客様では、複数の協力会社に清掃業務を委託していましたが、作業日程の調整に毎回電話連絡が必要で、事務担当者の負担が大きくなっていました。WEBサービスを導入したことで、協力会社が各自で作業日程を入力できるようになり、電話連絡の回数が大幅に減少しました。協力会社からも「自分たちのペースで予定を入力できるので便利」と好評をいただいたそうです。

■ システム化への第一歩

ビルメンテナンス業のシステム化は、一度にすべてを変える必要はありません。まずは契約台帳の管理から始めて、徐々に作業スケジュールや請求業務、収支管理へと範囲を広げていくことが現実的です。運用上のポイントとして、既存の業務フローを大きく変えずに、システムを導入できることが重要です。

複写機・複合機の出荷減少が示すように、企業全体でペーパーレス化やデジタル化が進んでいます。ビルメンテナンス業界も例外ではありません。取引先企業がデジタル化を進める中で、業務連携をスムーズに行うためにも、自社のシステム化は急務と言えるでしょう。

■ ビルメンッ商蔵奉行によるシステム化支援

私たち株式会社ビジネスコンピュータでは、ビルメンテナンス業専門のシステム「ビルメンッ商蔵奉行」を開発・提供しています。ビルメンッ商蔵奉行は、契約台帳管理、作業スケジュール管理、請求業務、現場別収支管理まで一気通貫で対応できるシステムです。OBC商蔵奉行と連携することで、売上伝票・仕入伝票の自動作成や、請求・入金・残高処理までスムーズに行うことができます。また、給与奉行との連携により、給与データを人件費として取り込み、現場別の利益をリアルタイムに把握することも可能です。

サポート担当として、お客様の運用を日々見守る中で感じるのは、「使いやすいシステムこそが、業務改善の鍵」だということです。ビルメンッ商蔵奉行は、見積作成から契約台帳入力、作業日程管理、売上・仕入伝票作成、請求・入金管理、現場別収支分析まで、ビルメンテナンス業務の全体をカバーしています。操作画面も見やすく設計されており、今までExcelで管理していた企業様でもスムーズに移行していただけます。

時代の変化に対応するためには、業務のデジタル化が不可欠です。システム化は決して難しいものではありません。私たちサポートスタッフが、導入から運用まで丁寧にサポートいたしますので、安心してご相談ください。

ビルメンテナンス業の業務効率化や現場別収支管理にご興味がある方は、ぜひ一度お問い合わせください。お客様の業務に最適な運用方法をご提案いたします。

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