ビルメンテナンス業ですが新事務員が使えるソフトを探してます
私はビルメンテナンス業を営んでいます。高齢化も進み、若手の人材を確保するのが難しくなってきたこともあり、システムを導入することになりました。今まではすべて手作業で行ってきた部分も多かったのですが、限られた人材のなかで仕事を回すうえで"より効率的な働き方"を模索する必要があると感じたのです。特に新事務員が入社したときに、すぐに使いこなせるソフトがあれば、ビルメンテナンス業界で抱えている問題も解消できるのではないかと感じました。ビルメンテナンス業の新事務員が使えるソフトにはどのようなものがあるのか調べてみたうえで、わかったことをまとめてみました。
■ビルメンテナンス業界にとって人手不足が深刻な理由
ビルメンテナンス業といっても実は幅が広く、清掃業や警備業、設備管理業などのさまざまな課題があります。当社でも、求人を出しても思うように人が集まらなかったり、入社したと思っても続かず、途中で辞めてしまう人も少なくありません。実際に、ビルメンテナンス業に対してザイマックス総研が行っている調査によると、全体の9割が人手不足を感じていると話しているそうです。当社だけではなく、他の会社も苦戦しているのだなと改めて実感します。十分に人材を確保できていると話しているビルメンテナンス業が少ないことからも、少しでも負担を減らすような取り組みも進んでいます。
例えば、業務を外注したり再委託の強化などの対応を行っているケースも少なくありません。とはいえ、外注先があればいいのですが、ビルメンテナンスを担当している建物で「人手不足なので管理ができません」とお断りするわけにもいきません。なかには長時間労働を希望する社員もいるのですが、全員というわけではないのです。ビルメンテナンスは、利用者にとっても安心してもらうことが重要になってくるため、人手不足によるミスも許されない業界です。常に緊張感を持って対応しなくてはいけない仕事でもあるのです。
■ビルメンテナンス業で新事務員に使えるソフトの大切さ
ビルメンテナンス業の人手不足についてわかったものの、どうして新事務員にソフトが必要なのか、疑問に思っている人もいるかもしれません。新事務員という点がポイントになり、ベテランがいない環境であっても使えるような操作性に優れたソフトが必要なのです。
・教育に十分な時間がとれない
新事務員の教育に時間を確保したいと思っていても、現実的には難しく感じることも少なくありません。日々の業務に追われることも多く、新人さんには現場を見て覚えて欲しいとお願いすることもあります。一応マニュアルを用意しているのですが、基本的な業務のみになるため、応用までまとめられているわけではありません。何度もOJTを行い新人さんに安心して仕事を任せられるまで、先輩社員がついていられない点も大きな課題に感じています。それがミスに繋がってしまうこともあるため、十分な時間をとれず新事務員にも大きな負担をかけてしまっていると感じています。
・人の入れ替わりが多く引継ぎができない
ビルメンテナンス業は入社してからの離職率の高さも課題としてあげられます。なかには警備員のような仕事をするものというイメージを持っていて、比較的楽な業界のような印象を持つ人もいます。シフト制で残業が少ない仕事というイメージを持たれがちなのですが、実際は業務の幅も広く覚えることもたくさんあるため大変です。入れ替わりが多いということは業務の引継ぎも思うようにできず「前の担当者に伝えたんだけど」なんてトラブルも起きてしまいがちです。引継ぎができない分、仕事の大変さを感じることも多くあります。また、入れ替わりが増えてしまうことでせっかく業務を教え覚えてもらっても、一から教え直しになってしまいます。そのため、モチベーションの低下にも繋がりますし、負担をかけてしまっていることを申し訳なく感じることもあります。
・専門知識を持っていない社員のほうが多い
ビルメンテナンス業では、システムなどの専門的な知識を持っていない事務員も少なくありません。そのため、ハイスペックな機能を搭載しているシステムだとしても、現場で使えない状態では意味がありません。新事務員が迷うことなく使えるようなシステムを導入することで、苦手意識を持つことなく業務に向き合えるようになるのではと感じています。もし、業務上必要な知識であれば、入社したあとでも学べます。まずは、今の状況を改善することが何よりも大切なことなのだと思います。
■ビルメンテナンスの事務員にに必要なソフトとは
ビルメンテナンスの事務員にとって、ソフトを使ってどんな業務をするのかイメージできていない人もいるかもしれません。一口にシステムといっても種類がたくさんありますし、自社の業務に適しているかどうかが重要になってきます。
・ビルメンテナンスソフトってなにができる？
新事務員さんにもよく聞かれることではあるのですが「ビルメンテナンスソフトって何ができるの？」ということです。システムで調べてみてわかったのは、Access（アクセス）を使って必要な機能を追加して使用しているビルメンテナンス業界が多いということです。そのため、システムで何ができるのかはそれぞれ異なる部分なのではないかなと感じます。
例えば、設備管理の一元化も一つです。例えば、ビルのなかにいる人が快適に過ごせるように、空調の温度管理や、照明のオンオフ、電気設備などはもちろん、各種設備の状態をリアルに監視するシステムもあります。
また、点検や修繕業務の効率化としてスケジュールの管理や修繕個所の記録をシステムで確認することも可能です。現在のビルメンテナンス業界ではペーパーレス化も進んでいるため、以前よりもシステムを導入するケースが増えています。
・ビルメンテナンス業界のシステム化の課題
ビルメンテナンス業界でシステム化を進めるに当たって、課題といえる部分も少なからずあります。もともとペーパーを中心に行う業務が多く、システムを導入したいと考えていても、社員の同意を得られていないケースもありますし、思うように進まず昔ながらのやり方を続けているところもあります。現状、それでも業務がまわっているのであれば問題ないかもしれません。とはいえ、人手不足の問題も大きな業界になってくるため、必ず改善するタイミングがやってくるともいえます。新事務員が入ったタイミングで、少しでも業務の効率化を進めることが大切なのだと考え、システム化を進めていきたいと思うようになりました。新事務員さんにとってもわからない点も多く、引継ぎ面でも不便さを感じることもあると思います。少しでも社員の負担を減らすことによって、状況が変わり人材の確保がしやすくなったり、長く働いてくれる人が増えたらいいなと感じています。
■まとめ
ビルメンテナンス業ですが、新事務員が使えるソフトを取り入れることでシステム化をどんどん進めていきたいと考えています。ビルメンテナンス業の需要は増えているのに、人員が確保できない今の状態が続いてしまえば、信用問題にも影響してきます。できる限りの取り組みを行い、ビルメンテナンス業で人材を確保できるような工夫を続けていきたいです。そのためにも、アクセスによるシステムが役立つと思っています。
