ビルメンテナンス業の事務処理を簡素化して人手不足を解消
ルメンテナンス業にとって、いかに人手不足を解消するのかが大きな課題になっているのではないでしょうか。一口にビルメンテナンスといってもさまざまな業務もあるため、どの業務を簡素化できるのか、もっと効率的にできるのかわからない人もいるのではないでしょうか。ビルメンテナンス業において、日々の業務を効率化するためには事務処理をできるだけ簡単にする必要があります。ビルメンテナンス業にとって、事務処理を簡素化することで、どのような変化が期待できるのか説明します。
▪️ビルメンテナンス業の人手不足は深刻
ビルメンテナンス業は、日本でも昔からある業務の一つです。実際に現場で働いている従業員向けに、どの程度人手不足なのかを調べたら調査によると、ビルの警備・設備・清掃は全体の9割が人手不足だと話しています。自社の社員で回すのが難しい場合、外注や再委託などを行っていることが多く、働くニーズに適した業務内容に見直していることが多いのがわかります。そのため、業界ごとにさまざまな取り組みをしているものの、DX化を進めデジタル人材の確保に力を入れています。ビルメンテナンスにとって、人手不足は社員の負担を増やし離職の原因にもなりかねません。人が少ないままで回せば、ミスやトラブルの原因となることもあります。ビルメンテナンス業の人手不足が、いかに深刻なのかがわかるかと思います。
▪️ビルメンテナンス業の事務処理とは
ビルメンテナンスは、現場仕事だけに限りません。実際に、衛生管理、清掃管理、周知やトラブル対応、セキュリティ管理などもそうですし、シフト管理や取引先の調整、報連相など事務作業なども含まれます。
ビルメンテナンスとして働いている人のなかには、事務や営業部門でもないのにここまで対応しないといけないの？と疑問に思ってしまうことも少なくありません。ビルメンテナンスの会社によっても異なる部分だからこそ、どうしても差を感じてしまいます。
以前は事務作業のすべてを手動で行っている場合が多かったものの、ビルメンテナンス業でも、DX化を取り入れるように変わってきています。
具体的にビルメンテナンスの事務作業には、以下のようなものがあります。
・見積書の作成
すべての事務作業で行うものではないものの、ある程度ベテランになると、見積書の作成も必要になります。見積書の作り方も知らない人もいるため、いざ作成するとなって慌てるケースも少なくありません。電卓をたたき、作成しなくてはいけなくやや慣れが必要になってきます。見積書の数字を間違えれば会社としての信用問題にも繋がる部分だからこそ、できるだけ見積もり作成をしたくないと思う人もいるのではないでしょうか。
また、査定会社に見積書を提出するときにこの見積もりが正当なものであることを照明する「伺書」を作成することもあります。査定会社によっても厳しい条件があるためスムーズに申請が通りにくくなるなどの手間もかかります。
・作業報告書
作業報告書は、作業の実績に応じて行うものです。業者さんに依頼した時など立ち会った作業員が作成するものになり、作業を行うに至った経緯や、必要性、どんな問題が起こるか、内容や最終的にどうなったかなどをまとめたものです。
複雑な作業になると、フォーマットのようなものがないため、いつも以上にまとめる手間もかかります。また、今までにない作業の場合、確認することも増えるため、作業報告書が難しくなるなど大変な作業となります。作業報告書は、ビルメンテナンス業としてきちんと信頼できるかどうかを示すためにも必要です。
また、ビルメンテナンスをしている会社に在庫管理の書類を提出しなくてはいけないこともあります。在庫数の確認を定期的に行っているのですが、どうしても数が少なかったときに見積書を立てオーナーにお伺いを立てるなどの作業が必要になることもあります。
・資料作成
ビルメンテナンスの仕事によって、必要な資料作成を行うこともあります。ビルが入っているテナントに提出するもので、場所によっては回数も多くなります。例えば、ビルの防災訓練が実施される場合、内容をわかりやすく記さなくてはいけなくなります。具体的に日時や実施内容、注意事項など細かな部分まで書かなくてはいけないため資料作成は思っている以上に時間がかかります。ビルメンテナンスの担当ごとに資料作成をしていることも多く、期限も決められているため手間のかかる作業と言えます。
他にも担当しているビルメンテナンスの会社によって必要な事務作業が発生してきます。現場仕事だけのイメージを持っている人も多いのですが、実際には事務作業に追われることも多く、この部分を負担に感じてビルメンテナンスの会社を辞めてしまう人もいます。
■ビルメンテナンスの事務作業が負担になる理由
ビルメンテナンスの事務作業が負担になるのは、残業になってしまう可能性が出てくるためです。人の出入りも多いため、情報の共有ができていないことも多く、いざ書類を作成しようと思ったら必要なデータがないなんてことも少なくありません。また、巡回などの他の業務がメインとなるため、事務作業は空き時間に行うことが多くなります。事務作業だけに集中できるわけではないからこそ、時間もかかります。
もともと事務作業があることを知らずに入社してくる人も多いので、いざ書類を前にして頭を抱えてしまうこともあります。ビルメンテナンスの事務作業が大きな負担になってしまうため、ＤＸ化を進めて少しでも現場の負担を減らすような取り組みも広がっています。
■ビルメンテナンスの事務作業を簡素化するメリット
ビルメンテナンスの事務作業をＤＸ化して簡素化することで、たくさんのメリットが期待できます。まず、現場の精神的な負担を減らせることが大きいなと感じています。ビルメンテナンスは思っている以上にやらなくてはいけないことも多いため、日々時間に追われています。そのため、忙しすぎると大きな負担になってしまうこともあります。事務作業がなくなることで時間の余裕ができ、職場の雰囲気も良くなります。
また、時間に余裕ができると細かな部分まで気付くようになるため仕事の質を高めることにも繋がります。ビルメンテナンスの事務作業の負担を減らして本来できる業務に向き合えるようになるのも大きなメリットと言えるのではないでしょうか。事務作業は大変なものというイメージから、簡素化できるものと考え方を変えることも大切です。
他にも、人の出入りが多い業界だからこそデータにしておくことで共有しやすくなり、未経験の人でも気軽に書類を作成できるようになる点もメリットと言えます。事務作業を簡素化することで、どんなメリットが期待できるのか考えてみると導入しない理由はないと思います。
■まとめ
ビルメンテナンスの事務作業について、具体的なイメージを持てるようになったと感じている人もいるのではないでしょうか。どうしても、現場仕事のイメージを持たれがちなので、そんなに事務作業があるの？と疑問に思われがちです。でも、現場だからこその大変さもありますし、トラブルが起きてしまったときに対応に追われることもあります。事務作業こそ簡素化することで、現場の負担を減らすことにも繋がるからこそおすすめです。
