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ビルメンテナンス 契約台帳


私が務めている会社ではビルメンテナンスを積極的に取り入れています。もともとは古い業界だったこともあり、ビルメンテナンスはすべて手動で行っていましたが、人手不足の問題や、働き方改革が進んだこともあり、より効率化を求めてシステムを導入しました。


一言でビルメンテナンスといっても、実は幅広い業務範囲があります。共用部分の清掃はもちろん、空調管理でも専門知識や資格が必要になってきます。自社でこれらを一括管理しているケースもありますし、外部に委託している場合もあります。これらの業務にスムーズに対応できるようにするためにも、ビルメンテナンスには契約台帳があります。


ビルメンテナンスを効率的に行うためにも、契約台帳の存在が欠かせません。実際にビルメンテナンスで契約台帳を導入したことでどのように変わったのか、体験談も含めて詳しく解説していきたいと思います。


■ビルメンテナンスの契約台帳とは


そもそも契約台帳とは、企業に関する情報を効率的に管理して整理する目的を持っているものです。契約の詳細について台帳にまとめておくことで、一括管理を実現します。契約している詳細の確認はもちろん、有効期限や関係者の情報を一目でわかるように管理します。契約に関してのリスクを抑えつつ、トラブルを防ぐためにも問題をスムーズに把握できます。そもそも契約書は、企業のビジネス活動にとっても欠かせないものです。契約書が複数ある状態になると、内容や期限の把握ができなくなってしまうため見過ごしてしまう心配も出てきます。契約内容においてのミスは、そのまま会社の信用問題にも繋がります。適切に契約書の管理を行うことで、問題が生じるリスクを軽減してくれます。


▪️ビルメンテナンスの契約台帳を作るメリット

ビルメンテナンスの契約台帳を作ることでさまざまなメリットが期待できます。


ビルメンテナンスの契約台帳を制作しておくことで、役立ったと感じることがたくさんあります。例えば、契約したあとに問題が発生したときに原因や契約内容を迅速に把握して適切な対応をとらなくてはいけません。いつ発生するかわからないトラブルですが、実際に起きてしまうと慌ててしまい、余計なトラブルを引き起こしてしまうこともあります。

トラブルを起こさないことはもちろんですが、いざ起きてしまったときに、すぐに対応できるかどうかです。一から契約書を探すよりもしっかりと管理できていることで、イメージアップにも繋がります。


他にも、機密情報を守る意味もあります。契約書には、ビジネスにとって必要な情報や契約などか記載されています。個人情報の取り扱いが問題になっている今、取り扱いを正しく行わないとリスクになってしまいます。もし、情報が漏洩してしまったときは、賠償責任を負う可能性も出てきます。不特定多数が閲覧できる環境を避けるような工夫が必要です。アクセス権限を社員のみにするなど社内のみでできるような工夫も大切です。管理方法を明確にした上で、社内で共有しておきましょう。責任の所在を明確にするためにも必要な手順です。


▪️契約台帳をExcelではなくアクセスで作る事


ビルメンテナンスの契約台帳をExcelで管理している企業もあると思います。Excelの場合、気軽に管理しやすい良さもありますし、誰でも使えたり編集ができる良さも期待できます。無料で入手可能なテンプレートもありますし、行の調整など契約内容に合わせて簡単にできます。専用のソフトウェアを用意する必要もないため、コスト的な負担を減らすことにも繋がります。ただし、契約数が増えてきたり管理が必要になると使いにくさもあります。また、手動での入力になってしまうので、ヒューマンエラーが起きてしまうこともあります。


こうしたExcelの問題を解消するのが、アクセスを使うなどソフトを活用する方法です。ソフトの場合、契約書の管理はもちろん、アップロード、検索もできます。自動通知機能もあるため、忘れてしまいそうな作業は通知してもらえるような設定にしておくことも可能です。契約台帳のセキュリティを高めることもできるので、情報漏洩のリスクを減らしてくれます。アクセス制限の範囲も細かく設定できる点も、ソフトならではの良さと言えるでしょう。


▪️契約台帳のシステムにも種類がある


ビルメンテナンスの契約台帳には、システムにも種類があります。例えば、一般的によく見かけるのはクラウド型だと思います。クラウド型は、クラウドの事業者が管理しているものになり、インターネット経由でサーバーなどにアクセスして使います。自社に専用のサーバーを用意する必要もないため、導入時のコストを下げることにも繋がります。ただし、外部にアクセスして使用するためセキュリティ面で心配する人も少なくありません。また、カスタマイズに限界があるので、柔軟に対応できるとはいいきれません。また、もう一つの契約台帳のシステムとして、自社にシステムをおくオンプレミス型のものもあります。オンプレミス型は、ネットワーク機器やサーバーを自社で購入して行うものになり、カスタマイズの自由度も特徴です。とはいえ、自社管理が必要になるため、ある程度専門的な知識を持った社員が必要になってきます。一定以上のコスト負担をかけられるかどうかによって変わります。


ビルメンテナンスの契約台帳は、クラウド型とオンプレミス型があるため、どちらが自社に適しているかどうかを判断した上で選ばなくてはいけません。コスト面や、技術者の有無なども含めて総合的に判断しなくてはいけません。


▪️ビルメンテナンスの契約台帳でどう変わった?


ビルメンテナンスの契約台帳を導入したことで、作業効率を高めることに繋がったと実感しています。ビルメンテナンス業界は昔からあったもので、ペーパーレスが進みにくい業界でもありました。そのため、多少時間がかかっても、手動で行う場合が多かったのです。でも、ビルメンテナンスの契約台帳が進んだことで、必要な作業のみ対応するようになり、システムに任せることも増えました。また、人の入れ替わりが多い業界なのもあり、辞めてしまったときの情報共有が不足していたこともありました。そのため、後々慌てて確認することになり、それがミスに繋がってしまうなど、作業効率の悪さが目立っていたのです。ビルメンテナンスの契約台帳を取り入れて、社員の負担を減らしたことで余裕ができ、コミュニケーションの機会を増やすことができました。システム一つでこんなに変わるのかと驚いている部分もありますが、導入して良かったと思います。社内の働き方改革にも繋がっています。


▪️まとめ


ビルメンテナンスの契約台帳を使うことで、自社にとっても嬉しい変化となりました。社内に技術者がいないと勇気がいるものですし、さまざまな考え方の社員がいるからこそ、説得することも必要です。社員それぞれに納得してもらえたのは、ビルメンテナンスの契約台帳の確かな変化を実感できているからこそです。導入してよかったと思えていること、会社の成長にも繋がっています。とはいえ、ビルメンテナンス業界にはまだまだクリアしなくてはいけない課題もあるからこそ、きちんと向き合って行きたいと思います。ビルメンテナンス業界向けのシステムを考えてくれたことに感謝しています。