ビルメンテナンス業の販売管理

私はビルメンテナンスの会社を経営しています。管理しているビルの数も多く、日々たくさんの社員が働いています。ビルメンテナンスは万年人手不足の問題を抱えており、いかに仕事を効率化させて今の人数でも業務をミスなくこなしていくかが大きな課題です。

一つのビルのなかで働いている人にとって、安全管理はもちろん快適な環境を維持する責任がありミスも許されるような仕事ではありません。時間に追われたまま仕事をしていても、ヒューマンエラーなど防ぎきれない部分が出てきてしまいます。そのため、ビルメンテナンスでもDX化が進んでおり、ITを積極的にとりいれるようになりました。そんな私が、ビルメンテナンスの販売管理をシステム化した理由についてお話します。

■ビルメンテナンスの販売管理とは

一口にビルメンテナンスといっても、清掃や設備・整備などの幅広い業務が対象となります。ビルメンというと、ビルの中を管理するイメージを持たれるのですが、実際は外も対象となり、あらゆる機器の点検やメンテナンスなどを行います。シフト制で、ビルの監視（巡回）を行うなど、衛生的な環境を作っているのもビルメンテナンスです。

また、販売管理になるとビルを利用している企業や、外注している委託先との作業を手配したり、契約管理や請求（入金）管理などの業務も必要になってきます。販売活動に関する一連の業務すべてが対象になるというとわかりやすいと思います。契約の手続きをしたり見積もりを提示したり、登録作業や連絡、スケジュール管理など細かな仕事も多くなります。仕事内容も多いからこそ、いかに効率的に管理するかどうかです。小さなミスが大きなトラブルに繋がることもあるからこそ、日々の仕事を慎重に行っています。

■ビルメンテナンスの販売管理の課題とは

ビルメンテナンスの販売管理において、改善するべき課題はたくさんあります。

・人の入れ替わりが多く安定しない

ビルメンテナンスの仕事は、決して簡単なものではありません。体力勝負でもありますし、昼だけでなく夜勤の仕事をしなくてはいけないこともあります。設備故障や緊急時の対応で突発的な残業や出勤が必要になることも少なくありません。そのためオンオフの切り替えが難しく精神的なストレスを感じてしまう人も多いのが現状です。

ただでさえ、少子高齢化が進み若手の確保が難しくなっているため、人が辞めてしまうのは大きな問題と言えます。急に辞めてしまい十分な引継ぎができないままで、日々の仕事をこなさなくてはいけなくなることもあります。責任が重い仕事ではあるものの、給料面の決して高いとは言えません。

・作業の範囲が広く手作業になりがち

ビルメンテナンスの販売管理など、昔からある業務ではあるのですがＤＸ化が進んでいる業種とは言えません。効率化を重視するようになり、やっとシステムソフトを導入したり、外注化が進むようになったのですが、それまではすべて手作業で行うこともありました。

紙を使った書類が中心だったこともあり、今働いている人の多くはIT化に対して抵抗感を持っている人も少なくありません。以前「システムの導入について」の研修を行った際も、使いこなせるか不安に思っている社員が多いこともわかっています。作業範囲が広く手作業になってしまいがちなのもあり、作業の効率化を実現できなかった部分もあります。

・データの共有が難しくなってしまいがち

ビルメンテナンスの販売管理は、迅速に対応するためにもリアルタイムで情報を共有する必要があります。販売に関するデータに携わっている社員同士はもちろん部門が違っても、すぐに確認できるようにしておかなくてはいけません。

今までは部署によって対応している内容が異なるため、共有漏れが出てきてしまい作業が思うように進まないこともありました。販売管理における「受注」「契約」「販売」「在庫」などの業務をシームレスにて行えるような仕組みづくりが必要だと言われています。

■ビルメンテナンスの販売管理で変わった業務内容

ビルメンテナンスの販売管理について、実際にシステムを導入して業務内容がどのように変わったのか聞かれることも多くあります。私の会社では、販売管理を一元管理にすることで、手作業の範囲を極力減らすことに成功しています。実際には、ほしい機能に合わせてシステムを作りこむことができるようで、販売管理だけではなく工夫できると聞きました。実際にビルメンテナンスの販売管理で変わった業務内容には以下のようなものがあります。

・顧客管理の利便性が増した

ビルメンテナンスの販売管理において、顧客管理は重要です。またセキュリティの観点から考えても、ヒューマンエラーなどのミスが認められる部分ではありません。ビルメンテナンスの販売管理を導入したことで、顧客管理をカテゴリ分けしてメール機能を使った紐づけやシステム内に保存できるようになりました。自社はグループ会社もあるのですが、総合的に管理ができるようになり、架電や訪問などの営業履歴も残せています。条件を指定した顧客のリスト作成も簡単にできるため、販促活動の利便性も高まっています。

・サプライチェーンのDX化

外注先を探すときに、複数の業者に対して同時に見積もりをとったり、比較してどこに依頼するのか一番適切なのかを引き当てることが可能となりました。そのうえで、採用となったときの連絡もスムーズにできるなど、外注への対応にも大きなメリットがあったと感じています。

定期作業の依頼はもちろん、スポットの作業なども柔軟に管理してくれます。外注先に提示する作業指示書も自動作成してくれるのもあり、一から作る必要もありません。作業予定日が決まれば、自動でカレンダーに反映してくれるなどの便利さも実感しています。

・請求のタイミングが管理しやすい

請求のタイミングは外注先によっても変わってきます。例えば、月単位の場合もあれば年単位や前払いなど契約によっても請求が変わってくるため、以前は管理するのが大きなストレスになっていました。

また急なトラブルによるスポット利用のときの請求が出てくることもあります。請求ができないと売り上げの計上もできなくなりますし、インボイス対応している適格請求書の発酵、帳票のレイアウト変更などすべてを販売管理でスムーズにできるようになりました。

請求は信用問題に関わる部分でもあるので、きちんとミスなく管理できるようになったことは大きなメリットだと感じています。

・営業部の効率を高めることもできた

ビルメンテナンス先を増やすための営業も、日々の業務に欠かせないものです。営業はスピード対応が重要になってくることもあり、販売管理を導入したことで場所を問わずに見積もりが作成できるようになったことや、申請の承認がタイムレスにできるようになったこと、見積書もPDFで管理でき、メールにて送信することも可能です。また、見積もり情報を引継ぎできることもあり、二重で入力することもありません。営業部の効率を高められたことも、ビルメンテナンスの販売管理で変わった部分と言えます。

ビルメンテナンスの販売管理で変わった点がたくさんあり、もっと早くに導入しておけば良かったと感じています。手作業だけだとミスにも繋がりますし、社員の負担を減らすことで働きやすい環境作りにも繋がっているのだと思います。