各種メンテナンス業が業務ソフト導入で人手不足に対応した事例

私はスタッフTです。株式会社ビジネスコンピュータで、ビルメンテナンス業向けのソフトウェアの営業・サポート業務を担当しております。千葉県館山市出身で、入社3年目になります。以前はビルメンテナンス業の現場で働いていた経験もあり、その時の経験が今の仕事にも活きていると感じています。

最近、全国ビルメンテナンス協会が3月5日に東京ビッグサイトで開催された「ビルメンCONNECT」において、不動産経営を取り巻く環境の変化と脱炭素への一手をテーマに講演を実施したと聞きました。また、業界の人手不足解消に向けて、昨年11月にスリランカで初の海外人材採用ツアーを開催するなど、業界全体で深刻化する人手不足への対応が重要課題となっています。

今回は、ビルクリーニング・店舗清掃・浄化槽維持管理・エアコン保守・ホテル旅館定期清掃・エレベータ保守・マンション貯水槽管理・警備防災点検保守・空気環境点検など、さまざまなメンテナンス業のお客様が業務ソフトを導入して人手不足に対応した事例についてお話ししたいと思います。

■ メンテナンス業界が直面する人手不足の現状

サポート担当としてお客様とお話しする中で、どの企業様も共通して「人が足りない」「採用しても定着しない」「ベテランが引退してしまう」という悩みを抱えていると感じています。特に現場作業員の不足だけでなく、事務スタッフの確保も困難になっているという声を多く聞きます。

ビルクリーニング業では、商業施設やオフィスビルの日常清掃から定期清掃まで、複数の現場を同時に管理しなければなりません。浄化槽維持管理やエアコン保守では法定点検の期日管理が求められますし、エレベータ保守では1年・2年・3年に1回といった長期スパンの点検スケジュールを漏れなく把握する必要があります。

こうした業務を少ない人数で回していくには、事務作業の効率化が欠かせないと思います。実際、私がご訪問したお客様の中には、Excelや手書きの台帳で契約管理をしていて、請求書発行だけで毎月数日かかっているという会社もありました。

■ 業務ソフト導入前の課題

営業担当としてお客様の現場を見させていただく中で、業務ソフト導入前に多くの企業が抱えていた課題を整理すると、次のようなものがありました。

まず、契約台帳の管理が属人化していることです。Excelファイルを個々の営業担当が管理していて、誰がどの現場を持っているのか全体像が見えないという状態でした。営業担当が休んだり退職したりすると、引継ぎに膨大な時間がかかってしまいます。

次に、作業スケジュールの管理が煩雑だという課題です。年間契約の定期作業、月によって回数が変わる変動作業、そして突発的なスポット作業が混在していて、作業漏れや重複が発生していました。特に法定点検のような2年・3年に1回の作業は、うっかり忘れてしまうリスクが高いと感じます。

さらに、請求業務の負担が大きいという問題もあります。契約内容をもとに毎月の請求書を作成するのですが、現場ごとに請求サイクルや金額が異なるため、手作業だと時間がかかりますしミスも起こりやすくなります。ある清掃会社様では、締日前の数日間は事務スタッフが残業続きで、請求漏れがないか何度も確認していると伺いました。

加えて、現場別の収支が見えないという課題もあります。どの現場が利益を出しているのか、どの現場が赤字なのかがリアルタイムで把握できないと、経営判断が遅れてしまいます。特に外注費や人件費を含めた正確な原価計算ができていない企業が多いと思います。

■ 業務ソフト導入による変化

こうした課題に対して、私たちがご提案しているビルメンテナンス業販売管理ソフトを導入いただいたお客様からは、さまざまな改善の声をいただいています。サポート担当としてお客様から聞いた実際の変化をご紹介します。

まず、契約台帳を一元管理できるようになったことで、情報共有がスムーズになったという声が多いです。営業担当が外出中でも、事務スタッフが契約内容を確認して顧客対応できるようになりました。新しい担当者への引継ぎも、システム上のデータを見ながら説明できるため、以前より格段に楽になったそうです。

請求業務の効率化も大きな効果です。作業完了のチェックを入れるだけで請求データが作成され、請求書を一括発行できるようになりました。ある浄化槽管理会社様では、請求書発行にかかる時間が従来の3分の1になったと伺いました。空いた時間を顧客対応や営業活動に充てられるようになったそうです。

さらに、現場別の収支管理ができるようになったことで、経営判断が迅速になったという声もあります。売上だけでなく、外注費や人件費などの原価を入力することで、現場ごとの利益率がリアルタイムで把握できます。これにより、赤字現場の見直しや値上げ交渉の根拠資料として活用されています。

■ 導入事例から見える成功のポイント

営業担当として多くのお客様の導入をサポートさせていただく中で、成功している企業には共通点があると感じています。

まず、経営者自身が業務効率化の必要性を理解し、社内で推進役を担っていることです。「人が足りないから何とかしたい」という明確な課題意識を持っている企業は、導入後の定着も早いと思います。

次に、段階的に機能を使い始めることです。最初からすべての機能を使おうとすると、スタッフが混乱してしまいます。まずは契約台帳と請求書発行から始めて、慣れてきたら作業スケジュール管理や原価管理に進むという方法が効果的だと感じています。

また、社内でシステム担当者を決めて、その方を中心に運用体制を整えることも重要です。困ったときに誰に聞けばいいのか明確になっていると、スタッフも安心して使えます。私たちサポート担当も、システム担当者の方と密に連携しながら、スムーズな運用をお手伝いしています。

■ 外注先との連携機能も人手不足対策に有効

ビルメンテナンス業では、協力会社に作業を外注するケースが多いと思います。ビルメンテナンス業販売管理ソフトシリーズには「外注WEBサービス」という機能があり、協力会社と作業スケジュールを共有できます。

この機能を使うと、協力会社側がパートナーサイトにログインして作業日や作業時間を入力すると、その情報がビルメンテナンス業販売管理ソフトのスケジュールに自動反映されます。電話やFAXで作業日程を確認する手間が省けますし、入力ミスも防げます。

ある警備会社様では、10社以上の協力会社と取引していましたが、この機能を導入してから作業日程の調整がスムーズになったと伺いました。事務スタッフの負担が減り、本来の顧客対応に時間を割けるようになったそうです。

■ クラウド版とインストール版の選択肢

私たちはビルメンテナンス業販売管理ソフトのインストール型のソフトとクラウド型のソフトを提供しています。お客様の規模や運用方法に応じて選択いただけます。

インストール版は、自社にサーバーを設置して運用するタイプです。買い切り型のため、長期的に見るとコストが抑えられます。一方、クラウド版はサーバー不要でインターネット経由で利用できるため、初期費用を抑えたい企業や複数拠点で利用したい企業に向いています。

どちらを選ぶかはお客様の状況次第ですが、サポート担当として感じるのは、最近はクラウド版を選ばれる企業が増えているということです。IT担当者がいない中小企業でも、サーバー管理の負担なく導入できる点が評価されているようです。

■ まとめ：業務ソフトは人手不足対策の強い味方

ビルクリーニング・浄化槽管理・エアコン保守・エレベータ保守・警備防災など、さまざまなメンテナンス業のお客様とお話しする中で、業務ソフトの導入が人手不足対策として有効だと実感しています。

契約台帳の一元管理、作業スケジュールの自動化、請求業務の効率化、現場別収支の見える化といった機能により、少ない人数でも業務を回せる体制が整います。また、協力会社との連携機能を使えば、さらに事務負担を減らすことができます。

人手不足は今後も続くと思いますが、業務ソフトを活用することで、限られた人材を本来の価値ある業務に集中させることができるのではないでしょうか。私自身、サポート担当として、お客様の業務効率化のお手伝いができることに大きなやりがいを感じています。

もしメンテナンス業の業務管理でお悩みでしたら、ぜひ一度ご相談ください。お客様の業務に合わせた運用方法をご提案させていただきます。株式会社ビジネスコンピュータ（本社：千葉県館山市亀ケ原69-1）では、ビルメンテナンス業専門の「ビルメンテナンス業販売管理ソフト」シリーズを提供しております。詳しくは、お電話（03-5283-7651 / 0470-36-3241）またはウェブサイト（https://www.stageflight.net/）からお問い合わせください。