ビルメンテナンス業の販売管理ソフトを探していますが何が良いですか？

私は、中小規模のビルメンテナンス業を営んでいます。長く事業を行っていることもあり、ビルメンテナンスのご依頼をいただく数も増えています。ただ、近年人手不足の影響を強く受けていることもあり、人材の確保について悩んでいます。今いるスタッフの負担も大きくしたくないと思いつつ、新しい人材も育てていきたいのが本音です。そのため、少しでも業務の負担を減らしたいと、販売管理ソフトを探すことにしました。

▪️ビルメンテナンスの販売管理ソフトとは

ビルメンテナンスの販売ソフトは、業務を円滑に進めるためのものです。建物の安全性や、機能性を維持するビルメンテナンス業をより、効率化するためにも役立ちます。今までは、すべて手動で行うことが多く、忙しい時期は残業が多くなりスタッフの負担が大きくなってしまいがちでした。ビルメンテナンスの販売ソフトを導入することで、契約やスケジュール管理、請求、販売、入金などの作業をすべて管理できるようになります。ビルメンテナンスの販売ソフトにも種類があり、現在はクラウド型のものが多く見られます。場所を選ばずに作業ができることもあり、一人のスタッフに負担をかけることもなくなります。ビルメンテナンスの販売ソフトは、これからの事業展開を考える上で欠かせません。

▪️ビルメンテナンスの販売管理ソフトの選び方

ビルメンテナンスの販売管理ソフトといっても、市場にはさまざまな種類があります。そのため、販売ソフトをどれにしたらいいのか選ぶことが一番の課題と言えるかもしれません。実際に当社でビルメンテナンスの販売管理ソフトを選ぶときに参考にしたポイントについて解説します。

・必要な機能が備わっているか

ビルメンテナンスの販売管理ソフトで大切なことは、欲しいと思っている機能が備わっているかどうかです。ソフトによっても差がありますが、見積も　り作成、契約管理、スケジュールの管理、収支管理、報告書の作成や管理などがあると便利だと感じました。また、他にも導入したいと考えているシステムがあるため、連携して使えるかどうかも、重視して選ぶことにしました。連携できると、二重入力の手間もなくなるため、時間のコスト削減にも繋がります。販売管理ソフトを導入してできるだけコストを減らしたいと考えているため、必要な機能が備わっているかどうかも重要なポイントです。公式hpだけではわからない点も多くあったので、実際に問い合わせをして機能の確認もしました。

・コスト的な負担は少ないか

ビルメンテナンスの販売管理ソフトは、一度導入すれば長く使うことになります。業務を円滑に進めるためにも、頻繁に変えるのは理想的とは言えません。導入したあとは、長く使い社内に落とし込めるかどうかです。どんなに充実した機能が備わっていても、コストの負担が大きいと続けていけません。特に、中小の我が社では無理だと思います。コストは、端的に考えるのではなく導入費用はもちろん、メンテナンスにかかる費用まで考えなくてはいけません。一度見積もりをもらい、初期にかかる美容と、あとからかかってくる費用を確認しました。

・どのタイプに強みを持っているか

ビルメンテナンスの販売管理ソフトによって、どの業務に強みを持っているのかも変わってきます。例えば、建物管理に特化しているソフトもあれば、販売管理、点検管理それぞれ変わってきます。当社でほしいと思っていたのは、販売管理に特化しているタイプの販売管理ソフトです。見積もりはもちろん、契約、請求などはもちろん、入金の管理も欠かせません。必要に応じて原価管理もできるなど、販売に特化しているからこそ、メリットもあります。収支分析ができるビルメンテナンスの販売管理ソフトもあるため、どこに強みを持っているかも十分に確認しておく必要があります。

・スマホ管理もできるか

ビルメンテナンスは、現場に出ていることも多く報告でスマホを使うことも少なくありません。そのため、現場での作業報告でスマホが使えると、業務の効率化に繋がると考えました。スマホに対応しているかどうかは、販売管理ソフトによっても変わってくるようです。現場の写真をその場でアップロードでき、報告書を撮影するだけでデータとして取り入れられるものもあります。スマホ管理ができると、パソコンがないとできない業務も減らせます。意外なポイントかもしれませんが重要です。

他にもいろいろな比較ポイントがありましたが、総合的にみてこれなら使えると思えたものを選ぶようにしてみました。その結果、当社に必要な機能を導入したビルメンテナンスの販売管理ソフトを選べたと実感しています。

▪️ビルメンテナンスの販売管理ソフトを導入して大変だったこと

ビルメンテナンスの販売管理ソフトは、とても便利な機能だと思います。それでも、今までの業務を変えるというのは思っている以上に大変です。例えば、ソフトを導入すると決めてから、社内で共有し業務で問題なく使いこなせるようになるまでには時間もかかります。なかには、業務に変化が起きることを嫌がる社員もいます。特に長く勤めてきたスタッフにとっては、今まで慣れ親しんだ方法が変われば覚えなくてはいけないこともでてきます。そういった社員の声をしっかりと聞くこと、サポートしていくことが大切です。ビルメンテナンスの販売管理ソフトを導入するのは、言葉でいう以上に大変な部分もあります。社内でしっかり落とし込めるかどうかでも、変わってくるのは確かです。

▪️ビルメンテナンスの販売管理ソフトで良かったと感じていること

ビルメンテナンスの販売管理ソフトを導入したことで、良かったと感じることもたくさんあります。いくつか、ご紹介できればと思います。

・スタッフに余裕ができた

ビルメンテナンスの販売管理ソフトを導入したことで、スタッフに余裕ができたことも良かったと実感しています。今までよりも報告に時間がかからなくなったため、定時で上がれるスタッフも増えました。報告が負担になるものというイメージが変わってきたのか、積極的に業務に携わるスタッフも増えました。余裕ができるとお互いに会話もするようになり、社内の雰囲気もよくなっています。また、空いた時間でできる仕事もあり、総合的にみても良かったと思えます。

・ミスが減った

ビルメンテナンスの販売管理は、思っている以上に行程も多いためイージーミスが起こりやすい問題がありました。どんなに気をつけていても、ミスを防ぐことが難しく、社内でもいろんな対策をしてきました。ビルメンテナンスの販売管理ソフトを導入したことで、連携もでき手入力もへりました。間違えている箇所を指摘してくれるため、ミスを減らすことに繋がっています。ミスを見直す手間も減るなどと、良くなったのを実感しています。

ビルメンテナンスの販売管理ソフトは、以前は不安もありましたが、導入したからこそ良さを実感できるようになったと思っています。手動では限界があった効率化の問題もあっという間に解決できています。販売管理ソフトの種類もあるため、自社にあったビルメンテナンスの販売管理ソフトを選ぶことが大切なのだと思います。

また、社内の声にしっかりと耳を傾けるなど導入するうえでの注意点も含め考えるようにして欲しいと思っています。