ビルメンテナンス会社への定期的な掃除の依頼をする方法は？

自社でビルを所有していると、清掃の問題に直面することも少なくありません。私は自社ビルを所有しているのですが、「建築物における衛生的環境の確保に関する法律」によって、事務所や店舗など良好な衛生環境を維持することが義務付けられています。そのため、清掃をきちんと行わないことで、施設の利用禁止処分になってしまうなどの問題が出てしまうこともあります。とはいえ、清掃業務は頻度も多いことからビルメンテナンス会社を選ぶのも大変です。予算のかねあいもありますし、本当に任せられる業者なのかを選ばなくてはいけません。ビルメンテナンス会社へ定期的な掃除の依頼をする方法について調べました。

■ビルの掃除にはどのようなものがあるのか

まず、ビルの掃除といってもさまざまな種類があります。

・日常清掃

日々の汚れを清掃することをいいます。最もスタンダードな方法になり、常にビルを一定の衛生状態で保つことができます。日常清掃の範囲も、床の掃除（掃除機やモップなどの拭き掃除）や、除菌作業、ゴミの回収、トイレ清掃などの日常的なものがほとんどです。どれも難しいものではないため、ビルを使用している社員が分担して行うこともあります。ただし、ビルが大きな規模になると社員だけで清掃するのは大きな負担になります。また、清掃が行き届かない部分も増えていくため、定期清掃で業者をいれなくてはいけなくなります。

・定期清掃

日常的な清掃では難しい部分を清掃することをいいます。頻度は会社によっても変わってきますが、数か月に1回程度は最低でも清掃を行うことになります。専門的な知識を必要とするものもあるため、業者に依頼するのが一般的です。例えば、床のワックスがけはもちろん、こびりついてしまった汚れを取り除く作業も必要になってきます。

ブラインドや窓掃除などの外側の掃除が必要になることもありますし、証明の拭き掃除なども行います。また、季節に合わせて、エアコンの分解掃除を行う場合もあります。ビルによっても清掃する範囲が変わってくるため、ビルメンテナンス会社に相談したうえで対応してもらうこともあります。ビルによっては、毎月定期清掃を行っているところもあるなど、利用頻度によっても変わってくるようです。

・スポット清掃

清掃のなかでも一回きりの清掃のことをいいます。ビルを長く使用していると日常清掃や定期清掃では取り除けない汚れも少なくありません。例えば、カーペットの汚れを取り除くためのクリーニングはもちろん、トイレの尿石除去、ベランダなど敷地についた鳥のフンを取る作業などスポットで掃除しなくてはいけない部分も出てきます。スポットで依頼できるかどうかは、清掃サービスによっても異なるため一概には言えません。なかには、スポット清掃に対応していない業者もあるため、日常清掃以外の業者を探す場合もあります。

■ビルの清掃を業者に依頼するときの選び方

ビルの清掃をビルメンテナンス会社に依頼するうえで、たくさんある業者の何をポイントに決めたらいいのか、迷っている人もいるのではないでしょうか。多くの人は、インターネットで検索して、ビルメンテナンス会社を探すことになると思います。業者によっても対応できる範囲が変わってきますので「他の業者にしておけばよかった」と後悔することのないように、選ぶ時のポイントにしてみてください。

・清掃に関して専門的な知識を持っているか

ビルメンテナンス会社を決めるポイントとして、清掃に関する資格を所有している人がいるかどうかを確認するようにしてください。例えば、ビルクリーニング技能士はもちろん、建物環境衛生管理技術者や、清掃マイスター、クリーニングインストラクターなど、掃除にもさまざまな資格があります。国家資格もあるなど、確かな知識や技能を持って清掃をしてくれる証ともいえます。ビルメンテナンス会社の公式サイトを見れば、資格者の有無について記載されている場合が多いと思います。また、記載がないときは業者に問い合わせてみるのもおすすめです。清掃に関して専門的な知識を持った人がいると安心して任せられるのも嬉しいポイントではないでしょうか。

・見積書の内容は詳細に記載されているか

ビルメンテナンス会社を選ぶ時に、見積書の内容を確認することをおすすめします。記載する方法は業者によっても変わってきますが、わからない点をそのままにしてしまうと後々トラブルの原因になってしまうことも考えられます。見積書の内容は作業によって細かく記載されているかどうかも確認しておくのをおすすめします。一式とかかれている見積書もありますが、内容がわからないままはおすすめできません。また、事前に相場についても確認しておくと相場に見合った金額かどうかを判断できるようになります。

・社員教育はきちんとしているかどうか

ビルメンテナンス会社に定期清掃を依頼するうえで、夜間などに行うこともありその場に立ち会わずにお任せすることもあると思います。ビルのなかには会社にとって重要な情報もおいてあるため、任せるスタッフの質も重要になってきます。ビルメンテナンス会社の清掃は正社員が対応するとは限らず、アルバイトなど単発の人も多くいます。スタッフ教育が行き届いていないこともあるため、清掃の品質が落ちてしまうことも少なくありません。マナーがいまいちだなと思うようなスタッフには任せられません。教育が行き届いているかどうかはホームページを見ると教育内容を確認できる場合もあるため確認して下さい。

■ビルメンテナンス会社に依頼するときの流れは？

ビルメンテナンス会社で依頼先を決めたあとは、実際に業者に問い合わせを行い「現地調査」を行います。現地調査の日程は会社の希望を考慮してくれることもありますが、混雑具合によっても時間がかかるケースもあります。現地調査では、間取りや面積などの実際のスペースを確認し、清掃における課題にはどのようなものがあるのかを丁寧にヒアリングしていきます。清掃の規模は内容や汚れ具合によっても変わってくるため、1時間程度の時間がかかると思っておくのをおすすめします。

そのうえで、見積書の提示を行いますので内容を確認して契約となります。もし、提示された見積書に納得できないときは、契約しなくても問題ありません。あくまでも内容に問題がないと判断したうえで正式契約に進んでいくようになります。

・依頼してはいけないビルメンテナンス会社とは

ビルメンテナンス会社といってもさまざまで、なかには依頼してはいけないケースもあります。例えば、対応が雑なケースや横柄で信用できない業者に依頼してしまうと、後々トラブルになってしまうことも考えられます。自分がいないときにも安心して任せられる業者かどうかを判断するためにも、見積書や問い合わせ時の対応、質問に対して何度でも対応してくれるかどうかなども重要になってきます。現地調査を行わない業者や、とにかく高いプランを提示してくるような業者には依頼しないようにしてください。

■まとめ

ビルメンテナンス会社への定期清掃の依頼は、まず対応してくれる業務内容の確認はもちろん、見積書や安心して任せられるかどうかを確認しておくのをおすすめします。実際に私も複数の業者に見積もりを依頼決めましたが、今は定期だけでなく日常清掃やスポット清掃まで任せられるようになり、良かったと思います。