ビルメンテナンス業で清掃業が主業務ですが機器保守管理も行います

私は、ビルメンテナンス業を営んでいます。少人数で事業を行なっており、清掃業を主業務としています。そのため、人材を確保するのが難しく思うように案件数を増やせていないことも、課題だと感じています。また、ビルメンテナンス業以外にも機器保守管理も行うなど、さまざまな事業を手がけています。業務の効率化を進めるために、何が必要なのか考えソフトの導入を考えるようになりました。

▪️ビルメンテナンス業の機器保守管理とは

ビルメンテナンス業の機器保守管理は、ビルのなかにある各種設備機器の点検を行う業務です。正常に運転できているかはもちろん、監視・点検を行い設備や保全の管理を行なっています。以前、機器保守管理は、手作業で担っている部分が多くありました。今は、コンピューターによって管理されるようになり、自動的にコントロールが増えているように思います。ただ、当社では人数が少ないこともあり、機器保守管理にコンピューターの部分を取り入れられていません。現場のスタッフに負担がかかるようになってしまい、残業などの問題からより作業を効率化していきたいと思うようになりました。

▪️ビルメンテナンスソフトを導入して変わること

ビルメンテナンスソフトを導入すると、何が変わるのか、実際に導入したからわかる点について、説明していきたいと思います。

・中央監視盤にて管理できる

ビルメンテナンスソフトを導入することで、中央監視盤にて管理ができるようになった部分も大きいと思います。電気や空調などの設備は、それぞれ法定の資格を必要とします。

作業ごとに必要になると、人件費のコストも高くなってしまいます。中央監視盤での管理は、コスト面が減らせる一方で全体を理解している有資格者も必要になってきます。そのため、企業によっても変わってくるのではないかなと思います。

・新入社員とベテランの差が減る

ビルメンテナンスソフトを導入することで、経験年数による差が出にくい点も大きいと感じています。

長年、課題に感じていた部分でもあるのですが、ベテラン社員に依存してしまう部分が大きいのです。機器保守管理を誰が担当しても、必要な基準を維持できるようにしてくれるのがソフトの存在です。今までマニュアル化をしたいと思っても、十分な時間を確保できずにいました。組織的な管理ができるようになったことで、新入社員の安定性が高まり安全な作業にも繋がっています。

・リスクを早急に対応できる

機器保守管理では、リスクに早急に対応することも欠かせません。ソフトを導入することによって、リスクを事前に予測して未然に防ぐための仕組み作りにも役立ちます。異常を早期に検知すること、セキュリティ上の脅威を監視する役割などもあります。ビルメンテナンスにおけるセキュリティを強化するための入退館などの管理や、故障を防ぎ業者としての信頼性を高めることにも繋がっています。定期的なメンテナンスも必要ではありますが、企業にとって業者に求める問題を解消できていると感じています。

・環境への取り組みができる

ビルメンテナンスソフトを導入することで、環境に対しての取り組みにも繋がりやすくなります。持続可能なビルの運営を実現するためのツールとしての役割を持っています。分析を詳細に行うことによって、無駄を省きつつ可視化できるようになります。空調の最適化に繋げることはもちろん、照明の無駄も減らせます。企業として環境への取り組みを進めたいと考えているケースも増え、ビルメンテナンスだからこその便利さも実感しています。実際に企業から相談されることも多いため、提案できることも、ソフトを導入して良かったと思います。

また、ビルメンテナンスソフトを使うことで、データを集めやすくなり経営的な部分での見直しが便利になったのも実感しています。今までのデータを使わずに施策を行う以上に、合理的な方法を実現できるようになったと感じます。

▪️機器保守管理でビルメンテナンスソフト選び方

機器保守管理を求めるうえで、数あるビルメンテナンスソフトのなかで、何を基準に選んだらいいのか戸惑うことも多くありました。実際に当社が選ぶうえで基準にしたことをまとめてみました。

・求めている機能があるのか

機器保守管理のなかで、求めている機能が含まれているビルメンテナンスソフトかどうかが重要だと思います。例えば、セキュリティ面を強化したいのか、業務効率を高めたいのかによっても変わってきます。求めている機能がついているビルメンテナンスソフトを選ぶことで、業務が大きく変わったのを実感できるようになります。

・続けられるコストかどうか

ビルメンテナンスソフトは、続けられるコストかどうかも重要になってきます。導入時のコストはもちろんですが、運営するための費用としてどのくらいかかるのかどうかも確認するべきだと思います。どんなに優れた機能を持っているビルメンテナンスソフトだとしても、コスト面が合わないと負担になってしまいます。コストを比較するときはトータルで考えるようにしておきましょう。

・操作性に優れているのか

ビルメンテナンスソフトを選ぶ時に、操作性のしやすさについて考える必要があります。操作性は、知識や技術がない社員でも問題なく使えるかどうかです。入力作業も簡単にでき、使う人を選ばないソフトを使うのをおすすめします。ビルメンテナンスの機器保守管理を担当している社員も、技術力が高い人ばかりではありません。毎日の入力や確認に時間がかからず誰でもできるかどうかが重要です。

・アフターフォローがついているか

ビルメンテナンスソフトは、アフターフォローがついていると安心です。導入したあとに不具合が出てしまったときや、使い方がわからないときにアフターフォローが使えるかどうかです。すぐに相談できるようなビルメンテナンスを選ぶことで、困ったときにも頼りになります。もし、アフターフォローがない業者になると、別の業者に依頼しなくてはいけなくなるため、コストもかかります。アフターフォローの内容まで確認しておき、問い合わせ先もすぐに確認できるようにしておきましょう。

▪️機器保守管理は効率化できる

機器保守管理は、大変な業務ではあるため、ソフトを導入したからといって楽とは言えません。もちろん、他の業務もあるため、それぞれが責任をもって対応することが求められます。機器保守管理は、効率化できる部分も多いからこそ、人手不足で残業ガチになってしまっているときは、ビルメンテナンスソフトを導入するなどの施策を進める必要があります。機器保守管理は、効率化できるものでもあることをソフト導入にて実感できました。

また、清掃業の割合も多いのですがビルメンテナンスと一緒に改善できる点が多いと感じたので、見直ししていきたいと考えています。

▪️まとめ

機器保守管理にこそ、ビルメンテナンスソフトが必要だと感じています。細かい作業も多く、報連相の内容も多岐にわたります。また、責任も多くビルの快適性にも影響する部分です。ビルメンテナンスソフトにも種類があるため、自社にどのような機能が必要なのかを考え、コストの負担が少ないものを選ぶようにしたいです。ビルメンテナンスソフトは、使いこなせば、便利なものがたくさんあります。最初は迷いましたが、導入して良かったです。